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Vereinheitlichung des Verständnisses von Managementsystemen
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Zur Vereinheitlichung des Verständnisses erfolgte zusammen mit dem projektbegleitenden Ausschuss die Identifikation und Eingrenzung aller potenziell relevanten Gestaltungsinstrumente, die im Rahmen der robusten Gestaltung von Organisationen eingesetzt werden können. Folgende sechs Kategorien konnten identifiziert werden:
Element Führung
Die Ziele des Unternehmens werden festgelegt und auf einzelne Fachbereiche, teilweise sogar auf Einzelpersonen heruntergebrochen. Die Unternehmenskultur sowie festzulegende Strategien engen den Handlungsspielraum für Entscheidungen ein.
Element Ablauforganisation
Die grundsätzlichen Vorgehensweisen für wiederkehrende Abläufe werden definiert. In diesem Zusammenhang wird bspw. festgelegt, wann welchem Mitarbeiter welche Handlungsalternativen offen stehen oder unter welchen Bedingungen Entscheidungen getroffen werden müssen.
Element Aufbauorganisation
Die Aufbauorganisation, d.h. das Organigramm des Unternehmens gründet sich u.a. auf den Forderungen der Ablauforganisation hinsichtlich Freigabeschleifen, notwendigen Verantwortlichkeiten und Befugnissen, deren hierarchischen Beziehungen zueinander sowie eventuellen Eskalationsmechanismen.
Element Informationen
Während jeder Phase des Managementprozesses bilden Informationen einen zentralen Bestandteil: Wo sind die Ziele dokumentiert? Welche Methoden oder Soft-waretools sind im Unternehmen etabliert, um das Problem zu analysieren? Welche Vorlagen bzw. Dokumente sind relevant? Welche Kennzahlen werden erhoben, um Entscheidungsprozesse anzustoßen bzw. zu steuern?
Element Menschen
Menschen, d.h. die Mitarbeiter im Unternehmen, müssen auf Grundlage der vorhandenen Informationen Entscheidungen treffen und bestehende sowie vorgegebene Methoden entlang der vordefinierten Abläufe anwenden. Dafür sind Qualifikation, Kompetenzprofil aber auch Motivation der Mitarbeiter entscheidend und durch entsprechende Regelungen sicherzustellen.
Element Stakeholder
Sämtliche Anspruchsgruppen im Unternehmen, seien es Mitarbeiter, Betriebsräte, Verbände, Eigentümer o.a., beeinflussen das unternehmerische Handeln. Diesbezüglich sind Regelungen zu treffen, um die Stakeholder zu identifizieren, ihre Interessen zu ermitteln, ggf. zu beeinflussen oder auf Basis deren Interessen entsprechende weitere Regelungen für die Organisation abzuleiten.
Abbildung 3 fasst die genannten Elemente zusammen und visualisiert deren Einschätzung hinsichtlich
- Schwierigkeit und Anspruch der Umsetzung des Elementes im Unternehmen,
- Aufwand (insbesondere personell) zur Umsetzung des Elements im Unternehmen und
- Bedeutung des Elements für die Aufrechterhaltung der Qualitätsfähigkeit des Unternehmens.
Auffällig ist, dass nach Einschätzung des projektbegleitenden Ausschusses der Problematik Ablauforganisation ein besonderes Gewicht im Kontext des Forschungsprojektes beigemessen wird.
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